Vaihto varmistuu lopullisesti vasta hyväksymiskirjeen (Card of Acceptance, CA) saapuessa vastaanottavasta maasta viimeistään 8 viikkoa ennen vaihdon alkua. Vastaanottavan maan järjestö päättää vaihtokaupungin, vaihdon ajankohdan sekä klinikan / tutkimusprojektin hakijan toiveet huomioon ottaen. Lentoliput tulee hankkia vasta tämän kirjeen saavuttua. FiMSIC tai vastaanottava järjestö ei korvaa ennen CA:n saapumista ostettuja matkalippuja. Jos hyväksymiskirje (CA) ei saavu ajallaan, tulee olla yhteydessä oman kaupungin vaihtovirkailijoihin.