Varsinaisen hakemuksen lisäksi jokainen kohdemaa vaatii vaihtoon hakijaltaan tiettyjä dokumentteja (katso vaihtosäännöt). Nämä liitteet toimitetaan pääsääntöisesti PDF-tiedostoiksi skannattuina IFMSA:n tietokannan kautta.

Jos liitteitä ei toimiteta määräaikaan mennessä, voidaan se tulkita vaihdon peruuttamiseksi ilman pätevää syytä ja vaihtomaksua ei tällöin palauteta.

Liitteiden hankkiminen kannattaa aloittaa heti vaihtoonhakutulosten julkistamisen jälkeen tai jo mielellään ennen sitä, sillä joidenkin liitteiden (kielitodistus, rokotustodistus, ym.) saamiseen saattaa kulua yllättävän pitkä aika. Vaihdon toteutumisen kannalta on erittäin tärkeää, että kaikki kohdemaan vaihtosäännöissä mainitut liitteet toimitetaan! Tämän vuoksi on hyvä tutustua huolella kohdemaan vaihtosääntöihin. Mitä täydellisempi hakemus on, sitä paremmat mahdollisuudet tulla sijoitetuksi toivottuun klinikkaan/tutkimusprojektiin toivottuna ajankohtana. HUOM! Liitteet tulee toimittaa pääsääntöisesti sähköisesti. IFMSA:n tietokannasta näet, jos vaihtomaasi haluaa liitteet paperiversioina. Säilytä kuitenkin aina myös paperiset liitteet ja ota vaihtoon mukaan.

Liitteet

Toimitetaan englanniksi tai kohdemaan kielellä.

Vaadittavat liitteet riippuvat kohdemaasta ja selviävät kohdemaan vaihtosäännöistä. Tyypillisesti vaadittavia liitteitä ovat ainakin:

• Passivalokuva

• Kielitodistus ainakin englannin kielestä, esimerkiksi yliopiston kielikeskuksesta tai lukion opettajalta. Mikäli kohdemaan vaihtosäännöissä toisin mainitaan, täytyy toimia tämän mukaisesti. Kohdemaan kielen osaamisesta kannattaa hankkia todistus! Valmis kielitodistuspohja löytyy FiMSIC:n kotisivuilta.

• Kopio matkasairausvakuutustodistuksesta. Vakuutusyhtiöltäsi voit pyytää  englanninkielisen todistuksen, josta käy ilmi mitä vakuutus korvaa. Pelkkä kopio matkavakuutuskortista ei riitä. Vakuutuksen voi ostaa määräaikaisena mutta myös vuosimatkavakuutukset kelpaavat.

• Motivaatiokirjeet jokaiseen klinikka-/tutkimusprojektivaihtoehtoon liitetään sähköiseen hakulomakkeeseen (AF) tietokannassa, joten niistä ei tarvita erillistä paperi tai pdf-versiota.

• Maakohtaiset erityisvaatimukset löydät kunkin maan vaihtosäännöistä. Esim. suosituskirje, kurssiasematodistus, opintorekisteriote, rokotustodistus YTHS:n terveydenhoitajalta tai passikopio.

Lisäksi useisiin maihin tutkimusvaihtoon vaaditaan

• Suosituskirje pyydetään kyseisen alan professorilta, omalta tutkimusohjaajalta tai dekaanilta. Suosituskirjeestä tulee ilmetä ainakin kyseisen kurssin suorittaminen tai mahdollinen osallistuminen esimerkiksi aihetta koskevaan tutkimustyöhön ilman kyseisen kurssin suorittamista.

• Curriculum Vitae

Ohjeet motivaatiokirjeiden kirjoittamiseen

Laadi motivaatiokirje huolella englanniksi tai kohdemaan kielellä. Osoita motivaatiokirje kyseisen erikoisalan professorille, ylilääkärille tai jos et ole varma kenelle osoittaa,  To whom it may concern, on kohtelias tapa aloittaa englanninkielinen kirje. Liitä kirje sähköisen hakulomakkeen jokaiseen klinikka- tai tutkimusprojektivaihtoehtoon sille varattuun kohtaan. Kirjeen tulisi olla kieliasultaan selkeä, oikeinkirjoitettu ja kohtelias. Motivaatiokirje voi vaikuttaa merkittävästi klinikka- tai tutkimusprojektitoiveesi toteutumiseen.

Motivaatiokirjeestä tulisi käydä ilmi ainakin seuraavat asiat:

Harjoitteluvaihto

• Kuka olet, lyhyt curriculum vitae.
• Missä vaiheessa opintojasi olet.
• Erityisalat, joista olet kiinnostunut.
• Miksi haluat päästä nimenomaan ko. kohteeseen / klinikkaan.
• Toivomuksesi siitä, mihin asioihin haluaisit keskittyä harjoittelusi aikana.
• Aihepiiriin liittyvä kokemuksesi.
• Viittaus mahdolliseen suosituskirjeeseen.

Tutkimusvaihto

Kirjoita kutakin hakemaasi tutkimusprojektia varten erillinen motivaatiokirje, jonka osoitat alan professorille tai tutkimusryhmän johtajalle.

• Lyhyt esittely itsestäsi.
• Miksi olet valinnut kyseisen tutkimusaiheen.
• Mitä odotat tutkimusprojektilta.
• Lyhyt selvitys tähänastisista opinnoistasi.
• Mahdollinen kokemuksesi tutkimustyöstä ja tutkimusprojektista riippuen myös kliinisestä kokemuksesta.
• Tiedot mahdollisista hakemaasi projektiin liittyvistä aiemmista tutkimustöistäsi.
• Viittaus mahdolliseen suosituskirjeeseen

Tiedostot

Alle on koottu Application Formin täyttämisen sekä vaihdon suorittamisen kannalta tärkeitä tiedostoja.

Kielitodistuspohja, englanti

Kielitodistuspohja, ranska

Tuberkuloosi-testi lomakepohja (YTHS:lle)

SCOPE Terms and Conditions (avaa sivuvalikosta: Legal ➝ SCOPE T&C)

SCORE Terms and Conditions (avaa sivuvalikosta: Legal ➝ SCORE T&C)

Vaadittuihin maakohtaisiin liitteisiin lomakepohjia löytyy alla olevista kansioista:

Kansio 1

Kansio 2